Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 679/2016
Päivitetty: 31.3.2026
Rekisterinpitäjä
Vesihelmen Uimaseura ry
Eteläinen puistokatu 2
30420 Forssa
Rekisteriä koskevissa asioissa yhteyshenkilöt:
puheenjohtaja@veus.fi
sihteeri@veus.fi
Rekisterin nimi
Vesihelmen Uimaseura ry:n jäsen- ja toimijarekisteri
Mitä tietoja kerätään ja miksi
Yhdistyksen jäsenistä ja toimijoista kerätään yhdistyslain, kirjanpitolain sekä muun soveltuvan
lainsäädännön ja yhdistyksen toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Jäseniltä kerättäviä tietoja ovat:
• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• rekisteröintitiedot, kuten jäsennumero tai muu yksilöivä tunniste
• syntymäaika ja sukupuoli
• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten jäsenyys, laskutus- ja maksutiedot sekä osallistuminen toimintaan
• alaikäisen jäsenen huoltajan tai muun vanhempainvastuunkantajan tiedot
• kilpailutoimintaan liittyvät tiedot, kuten kilpailut, lajit, ajat ja muut tilastointitiedot
• rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
Alaikäisen jäsenen osalta henkilötietoja kerätään myös hänen huoltajaltaan. Tietoja kerätään vain
siinä laajuudessa kuin toiminnan toteuttaminen tai lainsäädäntö vaatii.
Seuran toimijoita ovat valmentajat, ohjaajat, hallituksen jäsenet ja muut vapaaehtoiset.
Toimijoilta kerättäviä tietoja ovat:
• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• viranomaisilmoituksiin sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot,
kuten henkilötunnus ja tilinumero
Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
• jäsenyyksien ylläpito
• ilmoittautumisten ja laskutuksen hoitaminen
• yhdistyksen toiminnan järjestäminen ja kehittäminen
• kilpailutoiminnan toteuttaminen ja tilastointi
• jäsenviestintä ja tiedottaminen
• viranomaisilmoitukset
• palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu johonkin seuraavista perusteista:
• rekisteröidyn ja yhdistyksen välinen sopimus (jäsenyys tai osallistuminen toimintaan)
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (esimerkiksi jäsenrekisteri, kirjanpito ja palkanmaksu)
• rekisteröidyn antama suostumus (esimerkiksi kuvien julkaiseminen)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi ja jäsenviestintään
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi sellaisille
yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille, jotka osallistuvat toiminnan järjestämiseen. Näitä voivat
olla esimerkiksi jäsenrekisteri- ja maksupalveluiden tarjoajat sekä kilpailutoiminnan järjestelmät.
Seuran hallituksen jäsenten tarvittavat henkilötiedot ilmoitetaan PRH:n yhdistysrekisteriin.
Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa kuin se on toiminnan toteuttamiseksi tarpeellista.
Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen
käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Esimerkiksi:
• jäsenyyteen liittyviä tietoja säilytetään jäsenyyden ajan
• kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan
• suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan
Tietojen suojaus
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja
hallinnollisin toimenpitein. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtäviin tietojen
käsittely kuuluu.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
• peruuttaa antamansa suostumus
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.